アーカイブシステム（Archive system）

さて、今回は、文書管理システム=アーカイブシステムについてご案内致します。 ご承知の様に、日本国内でも平成7年製造物責任法（いわゆるPL法）が施行されたり、大企業や輸出型の企業において盛んにISO9000シリーズ（品質認証）の研究がなされております。同時に、既にこのISO9000シリーズの品質認証を受けている企業も多くあります。さらにここ数年、CS、いわゆるCustomer Satisfaction（顧客満足）の言葉が氾濫しております。これらのPL、ISO9000シリーズ、CS、CEマーク（ヨーロッパ品質表示マーク）は、全て同じ根っこから発していると考えるべきです。比較的今日まで、各企業とも自社の品質管理／保証体制（TQC）の下で、製品の品質や安全を考慮して各種の装置や機械類を製造してきました。しかしながら、ここ数年の大きなトレンドは、こうした企業側（サプライサイド）の論理による品質管理／保証であるだけでなく、一般 のユーザーや、消費者側に立った品質管理／保証であり、さらには、製品の安全（Product Safety）の概念も色濃くにじみ出てきています。いわゆるユーザーサイド若しくはコンシューマサイドの論理が優先するようになりつつあるのです。中心的な役割を果たすのが国際標準化機構（ISO=International Standardization Organization=本部スイス）で、このISOで採択された品質保証制度がISO9000シリーズの規格であり、日本規格協会でもこのISO9000シリーズの規格に準拠して品質管理規格を制定しているのです。

そこで、今回のアーカイブシステムですが、まずアーカイブ（Archive）とは、辞書によると公的記録、公文書、あるいは公的記録の保管所等の意味です。よって、企業内で、PL体制や品質管理／保証体制を構築する際に、色々な製品の開発から納品までのすべての局面で発生する書類、色々な安全に関しての検討資料、試験／実験結果の記録を、企画／開発、設計、品質管理、部品調達、組み立て、製造、検査、出荷等の各工程別に、様々な予測可能な事項を検討したという証左のために保管しなければなりません。また各部署では、こうした書類、色々な安全に関しての検討資料、実験結果 の記録をどのように管理するのかを規定した社内規格を策定しなければなりません。

例えば、ある試験／実験に使用する器具の較正を誰が、いつ、何処で、何を、なぜ、どうのように実施するか、いわゆる5W1H (who, when, where, what, why, how）を明記して、保管するという義務が企業側に要求されることになります。今までであれば、企業内のTQC体制で処理してきましたが、ISO9000シリーズで要求されるレベルは、格段に高いものになります。
同様にPL対策で、万一訴訟に遭遇すると、各工程での様々な資料の提出が裁判所より要求されことになります。CEマークの表示を取得する場合にもISO9000シリーズの品質管理／保証体制と同様のレベルで文書管理が要求されます。例えばISO9002の4.5.1項やISO9003の4.5.1項は、次の様に定めております。

これの意味するところは、唯単に社内で色々な手順や方法を文書化し、管理することに止まらず、”規格及び顧客の図面のような外部文書を該当する範囲で含む”からは、顧客からの指図書、部品等の調達に係わる様々な往復する文書を時系列的に維持管理することが要求されていると考えるべきであります。

即ち、これらのPL、ISO9000シリーズ、CS、CEマーク（ヨーロッパ品質表示マーク）は、すべてユーザーサイド若しくはコンシューマサイドの論理での品質管理／保証制度であり、製品安全性であるわけです。それを客観的に事後において証明する中心となるものが今回のテーマである企業内のアーカイブシステムであります。自社製品が寿命までの期間中、所期の目的を果たし、安全である限り、顧客が満足すればよい訳ですが、今日のトレンドは、徹底的な、確立した企業内のアーカイブシステムを要求しているのです。

ISO9000シリーズ、CEマークの認証を取得する意図をもって、あるいは万一PL訴訟に遭遇した場合を想定して、社内で構築したアーカイブシステムに沿った内部監査を、品質保証部が主導して定期的に実施することが肝要です。

当社は、創業以来、米国を始めとしたPL先進国に向けた各種機械類、装置、器具の取扱説明書、保守点検マニュアル、販売促進資料の翻訳や、そうした文書の作成に従事してきたことはご承知のことと思います。蓄積したPL対応、CE指令対応の各種の説明書、マニュアル等の作成ノウハウ、さらにはISO9000シリーズの下での文書管理システム（アーカイブシステム）を熟知しております。

今後、このようなユーザーサイド、コンシューマサイドの文書作成や、既存の取扱説明書、保守マニュアルの見直し等をご計画であれば、是非当社にお任せ下さい。

社内で作成される様々な文書類

文字情報:L, 数値情報:N, 図形情報:G, 複合情報:C

上記の表中の文書類は非常に一般的なもので、今回のテーマであるアーカイブシステムで当然管理されていなければなりません。

特に前段で説明しました様に、製造物責任制度やISO9000シリーズで代表される品質保証制度において求められる文書管理は、使用上の利便性、改定履歴の明白さ、作成／改定の責任体制、内部文書／外部配布文書の分類基準、保存期間、追跡性、文書全体の一貫性、管理部署の明瞭性、文書の属性を精査して決定するべきであります。このアーカイブシステムが構築されていなければ、例えば、ISO9000シリーズの認証を受けることができませんし、万一PL訴訟に遭遇すると、色々と厄介な問題が発生してしまうでしょう。コンピュータシステム統合化と同時に文書管理の重要性を認識して、体系的なシステム構築をすることが肝要です。

例えば社内のコンピュータシステムについて言及すると、会社の経営を取り巻く情報をデータとして捕らえた場合、文書データ、数値データ、図形データとなります。すなわち、文書データとは、会社内の例えば、就業規則その他の営業関係や総務関係の文書として存在するデータであり、通常はワープロで管理されているものです。数値データとは、経理関係を中心としてのデータや、技術関係の、例えば、強度計算のデータであり、主にメインフレームのコンピュータに接続した端末によって管理されているものです。図形データとは、技術関係の図面、イラストのデータで、主としてCADで管理されているものです。これらのさまざまなハードウエアを統合（システムインテグレーション）して、多目的なコンピュータシステムで一元管理することが体系的なシステム構築につながります。

また、このシステムインテグレーションは別の大きな意味も持っています。 システムインテグレーションの概念は、確かにコンピュータの発展とともに確立したものでありますが、システムインテグレーションは、経営管理におけるすべての要素について実行することが可能です。 特に生産現場は、一分一秒の単位で生産性を向上するために、設備の統合化、高い能率で稼働する機械群の導入、さらには作業員の動線の決定に至るまで、可能な限りの合理化を推進してきていますが、中間管理業務、特に生産現場を離れた事務部門の合理化を本格的に達成している企業は、まだまだ少ないでしょう。確かに、業務の一部においてはコンピュータの導入によって合理化を達成していますが、事務部門の一人一人についての生産管理はほとんど実行されていないのが現状です。例えば、総務部において、過去から継承しているルーティンの作業や集計業務が本当に経営戦略上必要であるのか徹底的に検証してみると、意外に無駄な仕事を作ってしまっている場合があるのです。事務部門において、一人の従業員が一日に何という書類を何枚処理したか、ということが検証できるような、例えば、一日の作業進捗表を書いてみると、意外な非生産性に驚くことになります。

このように、合理化を推進させることは、データ処理のインテグレーションと同時に、社内組織においても、また生産管理においても、色々な複雑なラインを統合して、風通しのよい、また効率のよい体制を創造することにも繋がります。

情報は企業の内側と外側から発生します。内側とは、当然企業内部で、受注から納品や販売後サービス（保守）までの各段階で発生するさまざまな情報を企業活動の健全化と営業収益の拡大に向けて、戦略的に使用します。外側とは、マーケット、顧客、同業他社に関する情報で、マーケットインの思想を取り入れた市場情報、顧客の固有情報、商品／製品の動向情報、同業他社の動向情報を包含するものであります。昨今のトレンドは、生産現場では多品種少量生産、物流では多頻度小ロットです。前述の内部と外部で発生する情報を営業支援のために統合し、情報を一つの非常に有効な資源とする統合情報戦略化システムにて、アーカイブシステムを作り上げます。

福山産業翻訳センターの納期管理

1.受注時

2.翻訳

3.校正／編集

4.品質保証

5.受注時

概要説明

受注時に受注予定の全体の作業量と社内の状況とを考慮して、クライアントの希望される納期が遵守できるかどうかを決定します。クライアントの指定される納期が遵守できる場合には、TASK PROGRESS SHEET（作業進捗票）を作成して社内の各工程に流します。クライアントの指定される納期が通 常の所定内時間では遵守できない場合には、残業時間を考慮して、納期の遵守が可能かどうかを判断します。一定の残業時間を超えてもクライアントの指定される納期が遵守できそうにない場合には、受注時にクライアントに納期の延長が可能かどうかを確認します。

可能である場合には、それに合わせて最短納期で納品できるように体制を作ります。不可能である場合には、受注を断念します。このような判断で受注したすべての作業（翻訳等）に対しては、社内処理番号（作業伝票番号とも言います）が付けられます。この社内処理番号は、社内の営業担当者、翻訳担当者、クライアント等が一瞥して分かるようになっております。さらに作業量の大小に係わらず受注時に前述の社内処理番号を付したTASK PROGRESS SHEET （作業進捗票）を添付します。このTASK PROGRESS SHEETには、社内の営業担当者、作業内容、作業の実際担当者、クライアントの担当者、納期、上記図の各工程における工数（予想時間）の必要事項を記入します。このTASK PROGRESS SHEETに基づき、作業は、上記図の各工程において、納期に配慮して進められて行きます。